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Cómo trabaja su negocio por dentro

Chequeo Talbott · 41 preguntas · unos 10 minutos

Este cuestionario sirve para entender cómo funciona su negocio en el día a día: por dónde le entran los clientes, quién hace cada cosa y con qué herramientas. Con sus respuestas le preparo un informe con dónde se le está yendo el tiempo y el dinero, qué conviene corregir primero, y un veredicto honesto sobre si le conviene invertir en tecnología o si primero hay que ordenar el proceso. Muchas veces la respuesta es que no hace falta comprar nada — y si ese es su caso, se lo voy a decir.

Se contesta en unos 10 minutos. Conteste con sus palabras, como si me lo estuviera contando por teléfono. No hace falta que sepa nada de tecnología.

Tres cosas antes de empezar

No conteste lo que no sepa. Escriba "no lo sé" y ya está. Es mejor un hueco sincero que un dato inventado: el informe marca lo que falta.
Los números aproximados valen. "Unas 30 llamadas a la semana" es suficiente. No busque nada en ningún sistema.
No me mande datos de sus clientes. Ni listados, ni fichas, ni facturas, ni contraseñas, ni accesos a sus programas. Aquí solo hablamos de herramientas y procesos. Si me llega algo de eso, se lo devuelvo sin abrirlo.

Bloque 1 · El negocio

P1. Nombre del negocio

P2. A qué se dedica, en una frase

P3. Ciudad

P4. ¿Cuántas personas trabajan y qué hace cada una? Por ejemplo: "3: yo atiendo y hago cotizaciones, mi socio produce, y una persona medio tiempo en recepción".

P5. Horario de atención al público

P6. ¿A cuántos clientes atienden a la semana, más o menos?

Bloque 2 · Cómo le llegan los clientes

P7. ¿Por dónde lo contactan? Ordénelo de más a menos Teléfono, WhatsApp, Instagram, formulario de la web, email, Facebook, gente que entra por la puerta, otros.

P8. ¿Quién responde esas llamadas y mensajes, y desde qué aparato? Por ejemplo: "la recepcionista, desde su celular personal" o "un celular de la empresa que está en el mostrador".

P9. ¿Cuánto se tardan normalmente en contestar un mensaje?

P10. ¿Qué pasa con las llamadas y mensajes que llegan fuera de horario o cuando están ocupados atendiendo? ¿Sabe cuántos se quedan sin contestar?

P11. ¿Cuántas consultas de clientes nuevos entran a la semana, más o menos?

Bloque 3 · Agenda y citas

Si en su negocio no se trabaja con cita previa, sáltese este bloque entero y escriba "no trabajamos con cita".

P12. ¿Dónde apuntan las citas? Agenda de papel, Excel, Google Calendar, un programa específico: dígame cuál.

P13. ¿Quién las apunta, y desde dónde se puede consultar la agenda?

P14. ¿Puede el cliente reservar él solo por internet, sin llamar?

P15. ¿Cómo le recuerdan la cita al cliente? ¿Quién lo hace, y cuánto tiempo se le va a la semana en eso?

P16. ¿Cuántas citas se pierden porque el cliente no llega o cancela a última hora? ¿Cuánto factura de media una cita?

Bloque 4 · Cotizaciones, cobro y facturación

P17. ¿Cómo prepara una cotización y cómo se la hace llegar al cliente?

P18. ¿Cuántas cotizaciones manda al mes, y cuántas terminan en trabajo?

P19. ¿Cómo cobra? Efectivo, tarjeta, transferencia, pago por internet, crédito…

P20. ¿Quién hace las facturas y con qué programa? ¿Cuánto tiempo al mes le lleva?

P21. ¿Tiene cuentas por cobrar, o pagos pendientes que se les olvida reclamar?

Bloque 5 · Después de la venta

P22. Cuando un cliente termina, ¿qué pasa? ¿Vuelven a hablar con él?

P23. ¿Piden reseñas? Si sí, ¿cómo? ¿Cuántas tiene ahora mismo y con qué calificación?

P24. ¿Sus clientes deberían volver cada cierto tiempo (revisión, mantenimiento, retoque, renovación)? ¿Cómo les avisan que les toca?

P25. ¿Manda alguna comunicación cada cierto tiempo (novedades, promociones, recordatorios)? ¿Con qué herramienta?

Bloque 6 · Herramientas e información

P26. Lista de programas y aplicaciones que paga De cada uno: nombre, para qué lo usa y cuánto cuesta al mes, si lo sabe.

P27. ¿Dónde está la información de sus clientes? Un programa, un Excel, la agenda de papel, el celular de alguien, varias cosas a la vez.

P28. ¿Hay respaldo de esa información? ¿Quién la hace y cada cuánto?

P29. ¿Quién tiene acceso a esa información? Y una pregunta incómoda: si mañana esa persona no llega, ¿el negocio puede seguir funcionando?

P30. ¿Qué números mira cada mes para saber si el negocio va bien?

Bloque 7 · Tiempo y objetivos

P31. Las 3 tareas repetitivas que más tiempo les comen De cada una, dígame cuánto tiempo a la semana, aunque sea a ojo.

P32. ¿Cuánto cuesta más o menos una hora de trabajo de la persona que hace esas tareas? Con lo que cuesta a la empresa, aproximado. Si prefiere no decirlo, no pasa nada.

P33. ¿Han probado alguna herramienta de inteligencia artificial o de automatización? ¿Qué pasó?

P34. ¿Qué le preocuparía de usar inteligencia artificial con sus clientes?

P35. Si pudiera arreglar una sola cosa del día a día, ¿cuál sería?

P36. ¿Qué presupuesto tiene en mente para montarlo? ¿Y para el mantenimiento mensual?

Bloque 8 · Cómo consigue clientes nuevos

Este bloque no es sobre por dónde le escriben, sino sobre de dónde salen los clientes que todavía no lo conocen.

P37. ¿De dónde salen sus clientes nuevos? Ordénelo de más a menos: recomendación de otro cliente, gente que pasa y entra, redes sociales, búsqueda en Google, publicidad pagada, alianzas con otros negocios, otros.

P38. ¿Qué hace hoy para conseguir clientes nuevos, y quién lo hace? (por ejemplo: "subo fotos a Instagram cuando me acuerdo", "nada, solo recomendación")

P39. ¿Gasta algo al mes en conseguir clientes? ¿Cuánto y en qué?

P40. Cuando alguien pregunta y no compra, ¿le vuelven a escribir después? ¿Quién y cuándo?

Bloque 9 · Qué haría con el tiempo

P41. Pensando en las horas de la pregunta 31: si esas horas se le liberaran mañana, ¿en qué las ocuparía? (por ejemplo: buscar proveedores, negociar precios, atender más clientes, abrir otro punto, descansar). Esta es la pregunta más importante del cuestionario. No la salte.

Gracias. Con esto tengo suficiente para preparar el informe.

Si algo quedó a medias, mándelo igual: se trabaja con lo que haya y lo que falte queda señalado como pendiente en el informe.

Para devolverlo: presione "Descargar mis respuestas" y mándeme el archivo que se baja, por WhatsApp o por correo. Es la forma más segura: no se pierde nada y no tiene que copiar ni pegar.

Si prefiere, el botón de WhatsApp le abre la conversación conmigo directo.